私たちトランスコスモステクノロジーベトナムは、手作業による非効率な運用を、「テクノロジー」によって改善することに日々挑戦しています。本記事ではその一例を紹介させていただきます。
Microsoft 365(M365)をベースに
M365は単なる「クラウド版Office」ではありません。デジタルワークプレイスのための完全なエコシステムです。
私たちの実践例
3年前: 物理サーバーが５台あり、ITチームが常に緊急対応、リモートワーク不可
現在: 物理サーバー0台、ITチームはイノベーションに集中、ITコストを大幅削減、150名がどこでも効率的に業務可
弊社が実現したことが貴社にもできます。
1. 新規着任者向け手続き – 100%自動化
【以前】
- 人事担当が手動でシステム担当、上司、各部署にメール送信
- アカウント、ノートPC、アクセス権設定に2週間
- フォローアップ不足、新入社員が「放置」状態
- 煩雑すぎるトレーニング実績チェックリスト
【Power Platformの活用】
- 人事担当が1つのPower Appsフォームへ入力 → 全ワークフロー自動トリガー
- 自動権限付与: メール、Teams、SharePointアクセスが2時間以内に可能
- タイムライン別自動通知 1、5、15、30、45、60日目にテスト結果を新入社員、人事担当、上司へ自動送信
- リアルタイム追跡ダッシュボード
【結果】
- 着任にかかる準備時間: 2週間 → 2時間
- 新入社員満足度: 40%向上
- 人事担当業務負担: 70%削減
- 漏れゼロ
- 100%コンプライアンス
2. SharePointナレッジベース
【以前】
- 部署ごとに設置した5台の異なるファイルサーバー
- 最新ファイルがどこにあるか誰も分からない
- 手動によるバージョン管理
- ドキュメント検索に10-15分
【SharePointの活用】
- 全社員共通のSharePointサイト構造
- ファイル検索時の操作性・速度向上（ファイル内のコンテンツも検索可能）
- 自動バージョン管理
- グループごとにまとめて権限設定可能
【結果】
- 新規プロジェクト立ち上げ: 2日 → 2時間
- ドキュメント検索: 15分 → 3秒
- ストレージコスト: 80%削減
- 社員間コラボレーションによる業務効率: +300%
3. Power Automate：自動化が鍵
エンジニアチームは50以上の自動ワークフローを構築しました：
【以前】
手動承認プロセス:
- 休暇申請はメール
- 発注書は紙ベース
- ドキュメント承認が遅い
通知システムなし:
- クライアントメールを見逃す
- 期限のリマインダーなし
- IT問題の発見が遅い
【Power Automateの活用】
自動承認プロセス:
- 休暇申請 → マネージャーへ自動通知→ 人事担当更新
- 発注書 → マルチレベル承認 → 経理
- ドキュメント承認 → 並行レビュー → 自動アーカイブ
スマート通知:
- クライアントメール → 自動タグ付け → Teamsでチームに通知
- 期限が近付いてきた時→ リマインドメール自動送信
- システム障害発生時 →システム担当にアラート
【結果】
- 管理業務の70%が自動化
- システム担当月間120時間節約
- エラー率95%削減
- 着任にかかる時間: 90%高速化
- 新入社員満足度: +40%
- 通知の見逃しゼロ
最も重要な学び
- 何を使うかより、どう使うか
テクノロジーは30%に過ぎません。使い方が70%です。
弊社が成功したのはM365のライセンスを持っているからだけではありません。
アーキテクチャを深く理解し、ワークフローを設計し、各機能を最適化できるエンジニアチームがいるからです。
- 変更管理は技術移行より重要
ユーザーを段階的にトレーニングし、「強制」しませんでした。小さく始めて速く拡大 – まず1チームで試行し、フィードバックから学び、その後全社展開。
- 自動化ファーストの考え方
すべての手動プロセスは自動化にできる可能性があります。もちろん、自動化が難しい業務もありますが、自動化への置き換えによる効率化のチャンスは、意外とたくさんあると言えます。
